Esto no es una opinión, es un hecho.
Lo sabes tú,
lo sé yo,
lo sabe tu equipo
lo sabe el 80% de empleados y empresarios de España.
Bien,
una vez estamos de acuerdo con esto,
vamos a ver cómo afecta a:
– tu empresa
– tu equipo
– a ti empresario, profesional y personalmente
A TU EMPRESA:
Quemas muuuucho dinero:
No te animo a que lo calcules, no quiero hacerte sentir mal, pero…
¿Cuántas horas dedica cada persona de tu equipo a reuniones?
¿Cuántas de esas reuniones son realmente necesarias?
¿Cuántas de estas horas son realmente productivas?
¿Qué % del equipo que está en esa reunión realmente debería estar allí presente?
Pues eso, muuuucho dinero.
Productividad:
Uno de tus objetivos como CEO de una pequeña empresa, debería ser mejorar la productividad de toda tu empresa. Ése es tu trabajo.
Una de las primeras cosas que puedes y deberías hacer para ello, es optimizar al máximo el tiempo de tu equipo.
Pero conseguir eso es imposible si el lugar desde donde mana toda la información y tareas (ese lugar deberían ser las reus) ya no es un lugar estructurado y productivo.
A TU EQUIPO:
Baja la moral:
A nadie le gusta estar en un lugar que no le aporta, que le hace sentir mal, en el que está perdiendo el tiempo o se siente sobrecargado de trabajo.
Eso afecta a la moral de cualquiera, aquí y en la China Popular.
Y sí, a tu equipo también.
Sobrecarga de trabajo:
Las horas son limitadas y la mayoría de equipos en PYMEs van siempre a tope.
Cada minuto que le robas a alguien de tu equipo en una reunión mal gestionada le produce una sobrecarga de trabajo extra que ya hemos visto que le afecta a la moral y muy probablemente le pueda producir estrés.
Estrés:
Estrés, burnout, llámalo X.
Es una enfermedad que cada vez afecta más a la gente que está trabajando, sobre todo a la que está implicada y lo da todo por la empresa.
Hazte un favor a ti, a tu empresa y hazle un favor a las piezas más importantes de tu equipo y reduce esa posibilidad de estrés con algo tan sencillo como hacer buenas reuniones.
Malos rollos:
Si a todo lo anterior, le sumas que normalmente las reuniones de empresas ocurren en espacios reducidos y, que cada persona es como es… Pueden surgir malos rollos en ellas y sí, también fuera de ellas.
El típico al que le gusta mucho coger el micro, el que… eso quema.
Quema y produce que luego surjan comentarios fuera de las reus, que…
Debes poner los medios que tengas disponibles para evitarlo.
Y paro aquí, creo que ya tenemos suficiente para entender que a tu equipo no le hace ningún bien.
A TI, EMPRESARIO:
Qué te voy a contar que no sepas ya joven Padawan.
Cash is king:
Cuando la empresa quema dinero, ese dinero finalmente no llega a tu bolsillo.
Que entiendo que es una de las razones más importantes por las que montaste o diriges una empresa, no? Para generar el máximo beneficio posible para ti y tu familia.
Pues eso, hay muchas fugas de dinero en una empresa y las reuniones de trabajo son una de ellas. Arregla esa fuga para el bien de tu cartera.
La ineficiencia puede hacerte sentir mal:
A mí al menos me ocurre y según he compartido con muchos otros empresarios es algo que nos hace sentir parecido a todos. Me refiero a cuando ves ineficiencias en tu empresa.
No sé a ti, a mi me hierve la sangre, me pone de mala leche.
¿De veras no sabemos hacerlo mejor?
¿De veras estamos tirando tiempo y dinero de esta manera?
Grrrrrr
Cuando entraba en según qué reuniones y veía cómo se estaban llevando…
Todo el esfuerzo en todo, ventas, proveedores, bancos… y luego veía lo que ocurría allí dentro cuando yo no estaba… A veces parecía que era el momento de hacerme el harakiri.
¿A QUÉ TE ENFRENTAS PARA SOLUCIONAR TODO ESTO?
Llegar tarde a las reuniones:
A los que son puntuales les revienta tener que esperar.
Es más, los que llegan tarde, suelen ser siempre los mismos.
Si sumas todos los 5, 10, 12 minutos que las reuniones de trabajo empiezan con retraso… multiplicado por todas las personas que están allí esperando… Seguro que sale 1 semana más de trabajo cada año.
Temas que no aplican a los presentes:
A menudo tratamos temas en las reuniones que aplican a un % bajo de los allí presentes.
Este en un error muy típico que suele sufrirse en las reuniones de trabajo.
Ni a ti como empresario te interesa ya que cada minuto de alguien de tu equipo es dinero que estás quemando, ni al que está quemando su tiempo le interesa ya que seguro que tiene otras cosas más importantes que hacer que escuchar temas que no lo implican.
Para ello debes estructurar y organizar muy bien qué se va a tratar en cada reunión.
Ése es tu trabajo.
Lo que hacemos en Ekalon para que no tengamos equipo perdiendo el tiempo es lo siguiente:
1. Usamos la estructura RS5L en nuestras reuniones
2. Cuando llegamos a los asuntos, cuando vemos que hay algún asunto que implica a menos del 51% de los presentes en la reu, lo dejamos para el final y nos quedamos únicamente los implicamos o lo sacamos de esa RSE y montamos una reu nueva para tratarlo.
Enamorados de su minuto de gloria:
Estos son los más peligrosos, complicados de gestionar y que suelen desmotivar más al resto de asistentes.
En cuanto les das la palabra… ¿Que no les compraron el SingStar en su infancia o qué?
Bromas a parte, debes tener mano izquierda para saber gestionarlos, pero no debes dejar que se emborrachen de micro o el resto de asistentes desconectarán de la reu.
Multitasking:
Esto suele ocurrir cuando quien está presente en la reu sufre alguno de los 2 puntos anteriores.
Tampoco podemos juzgarles por ello. Al fin y al cabo tienen un montón de trabajo y para perder el tiempo seguro que prefieren ir a hacer un cigarrillo o un café con el compañero de equipo que les cae bien.
Buscar siempre consenso:
Algunas personas quieren que todas las decisiones en la empresa se tomen por consenso.
Eso no tiene ningún sentido y, sobre todo no es viable.
Recuerda que una empresa no es una familia, ni un grupo de amigos, es un equipo y, a menudo, en un equipo, el entrenador debe tomar decisiones que no gustan a todos. Pero adivina qué, es por el bien del conjunto del equipo.
Lo mismo debes tener siempre en mente en las reuniones y decisiones que toméis en tu empresa.
Buscar el consenso debilitará la decisión, la retrasará, probablemente hará que tu equipo se desgaste con unos intentando convencer a los otros…
Mejor aplicar rápido y equivocarse rápido.
De esta manera en las reuniones de trabajo, deja que todo el mundo pueda expresar su opinión y luego tú, como líder, con toda la info que tengas, toma la decisión que creas conveniente.
Conflictos y malos entendidos:
Las reuniones pueden ser un caldo de cultivo peligroso para los conflictos y los malos entendidos entre tu equipo.
Por ello es tan importante que se ejecuten bien, con una estructura, con… RS5L (en unas líneas te vendo esto).
El capitán que esté en la reunión y sobre todo el facilitador de la misma, debe saber llevarla para minimizar estas situaciones y, sobre todo, en el caso que ocurran, saber gestionarlas y apaciguarlas.
TOTAL
TE PROPONGO ESTA SOLUCIÓN PARA TUS REUNIONES
RS5L
No, no es ningún modelo de coche de los años 80 como me comentaban por Linkedin.
Aunque las RS5L sí que son indestructibles y elegantes como algunos modelos de esa época.
RS5L (Reuniones Semanales 5 LIBERTADES)
Todo lo que desarrollo y optimizo en mis empresas, debe llevarme a disfrutar de las 5 libertades del empresario, así que por eso llevan este nombre.
El nombre te gustará más,
menos,
o te parecerá patético.
Lo entiendo,
nunca he sido bueno con los nombres,
de hecho,
aún sigo discutiendo con mi mujer para encontrar un nombre que nos guste a ambos por si viene un niño en algún momento.
No la culpo,
ya te he dicho que no soy muy bueno escogiendo nombres.
Pero en lo que sí soy bueno es optimizando mis equipos,
eso te lo puede decir mi mujer también.
Y las reuniones fueron una de las primeras cosas que optimicé en mis empresas.
Después de ver chorrocientas reuniones tanto de mis empresas,
como de otras,
estudiar diferentes sistemas,
y aplicarlos durante años en mis equipos,
he desarrollado uno que me va espectacularmente bien.
No sólo a mi,
a mi equipo también,
que eso es de lo más importante para mi.
Que cualquier persona de mi equipo pueda llevar una reunión con el mismo sistema que usamos todos.
Un sistema simple,
ágil,
productivo,
eficaz,
óptimo.
TOTAL
Si todo lo que has leído en este artículo te parece mínimamente interesante y quieres que te comparta cómo optimizo mis reuniones y que tú puedas inspirarte en lo que te interese,
te lo comparto aquí francollado.com
Hasta ahora tenías la excusa,
no sabías,
nadie te había enseñado…
Ahora tú decides:
